国内または海外で初めてカンファレンスを企画するという方、何らかのサポートが必要ではありませんか？以前、イベントを企画した経験がある人もいるかもしれませんが、それよりも大規模なイベントを企画しようとしていて、ヘルプが必要でしょうか？カンファレンスを企画するのは大変なことですが、乗り越えられないことではありません。これまでに企画してきた人は大勢いるので、決して土台から作り上げる必要はないのです。カンファレンスを企画する際には、次のステップを踏みながら進めていきましょう！

1- テーマを決める

カンファレンスのテーマを決めるのは難しく思えるかもしれませんが、これを怠ると企画自体が失敗してしまいます。自分自身が今までに参加した最高のイベント、パーティー、カンファレンスなどを思い出してみてください。そのようなイベントには包括的なテーマがあり、イベントの方向性を示し、その目的や意義を伝える一貫したメッセージがありませんでしたか？もし異論があればそれ以上言えることはありませんが、この問いに対する答えは、たいてい「YES」なはずです。

しかし、テーマとはいったい何なのでしょうか？テーマは、カンファレンスのタイトルやキャッチフレーズとなるべきもので、それを最もシンプルな形で表現するワードです。魅力的かつキャッチーで、対象者の感情を揺さぶるようなものでなければなりません。カンファレンスを開催する目的が、環境への配慮を促すものであれ、チームスピリットや企業文化を育むものであれ、将来のイノベーションに焦点を当てたものであれ、あるいは全く異なるものであれ、その目的に対する興味と理解を喚起し、対象者を魅了することがテーマの役割のひとつなのです。

2- ゴールと戦略を策定する

カンファレンスは、そのテーマと同様に、最終的な目的を反映し、それに貢献するものでなければなりません。実りあるカンファレンスを開催するには、知名度の向上、新規顧客の獲得、既存顧客との関係改善など、カンファレンスの開催を通じて何を達成したいかを一度よく考えてみてください。また、ターゲットとなる対象者がカンファレンスに何を期待し、何に刺激を受け、カンファレンスがどのように役立ち、貢献できるかを考えなければなりません。

カンファレンス開催の目的とアプローチを1枚の紙に書き出し、まとめることで、イベントの準備を進める際の方向性を定めることができるでしょう。

3- 事業戦略と予算を立てる

カンファレンスの計画を進める前に、どれくらいの予算を費やすことができるかを知ることは不可欠です。特に、開催場所や招待する講演者といった要素は、予算に大きな影響を与えます。カンファレンスは必ずしも利益を出すのが最終目的ではありませんが、赤字にならないように注意しなければいけません。

4- チームを編成する

小規模のカンファレンスであれ、大規模なカンファレンスであれ、すべてを一人で企画することはほぼ不可能ですし、もちろん推奨もしません。開催に向けて選び抜かれた運営チームを編成することで、任務と責任を分担し、最終的にはイベントの運営をストレスの少ないものにするために不可欠です。少人数のチームであれば、複数の業務を担当することも可能ですが、プランニング（会場、アクティビティなど）、マーケティング、スポンサーシップ、マネジメント（チケット販売、予算管理など）に分けて、チームを編成することが望ましいでしょう。核となる運営チームのメンバーに加えて、学生や製品・サービスのファンなど、ボランティアの活用も検討しましょう。こうしたボランティアは、カンファレンスを円滑に運営する上で貴重な存在となります。また、必要であれば、遠慮なく協力を仰ぎましょう。例えば、イベントやカンファレンスに関する専門知識を提供し、円滑な運営をサポートしてくれる企業もあります。